Auftragsverarbeitungsvertrag

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag ("AVV") ergänzt die Tenants10 Nutzungsbedingungen und gilt automatisch, sobald Sie ("Kunde") den Tenants10-Dienst zur Verarbeitung personenbezogener Daten Ihrer eigenen Bewohner, Mieter, Mitarbeitenden oder anderer Personen ("Bewohnerdaten") auf der Tenants10-Plattform nutzen. Er soll die Anforderungen von Art. 9 des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz und, soweit anwendbar, Art. 28 DSGVO erfüllen.

1. Rollen

Der Kunde ist Verantwortlicher für die Bewohnerdaten. Die Tenants10 KlG ist Auftragsverarbeiter und handelt nur nach den dokumentierten Anweisungen des Kunden, wie diese durch die normale Konfiguration und Nutzung des Dienstes erteilt werden (z. B. welche Module aktiviert sind, wen der Kunde einlädt, welche Daten der Kunde eingibt).

2. Gegenstand, Art & Zweck

Tenants10 verarbeitet Bewohnerdaten, um die vom Kunden konfigurierten Liegenschafts-/Facility-Management-Funktionen bereitzustellen: Mietverwaltung, Miet- und Zahlungsverfolgung, Unterhalts- und Arbeitsauftragsverwaltung, Compliance-/Inspektionsverfolgung, In-App-Messaging, Dokumentenablage sowie damit verbundene KI-gestützte Funktionen (Dokumentenextraktion, Übersetzung und In-App-Assistenten), für die Dauer des Abonnements des Kunden.

3. Datenkategorien & betroffene Personen

Bewohnerdaten können umfassen: Name, Kontaktdaten, Miet- und Zahlungsunterlagen, Unterhaltsanfragen, Nachrichten und Dokumente der Bewohner, Mieter und Gebäudekontakte des Kunden. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) sind nicht enthalten, es sei denn, der Kunde lädt solche Inhalte freiwillig hoch, wofür er eine rechtmässige Grundlage gewährleistet.

4. Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde ermächtigt Tenants10, die in Abschnitt 8 der Datenschutzerklärung (in der jeweils aktuellen Fassung) genannten Unterauftragsverarbeiter zur Erbringung des Dienstes einzusetzen. Tenants10 bleibt dafür verantwortlich, dass jeder Unterauftragsverarbeiter Datenschutzpflichten einhält, die den in diesem AVV genannten gleichwertig sind, und wird den Kunden angemessen über neue Unterauftragsverarbeiter informieren, die Bewohnerdaten verarbeiten, damit der Kunde aus angemessenen datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen kann.

5. Sicherheitsmassnahmen

Tenants10 unterhält dem Risiko angemessene technische und organisatorische Massnahmen, einschliesslich: Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung; rollenbasierte und gebäudebezogene Zugriffskontrolle innerhalb der Plattform; Protokollierung administrativer Handlungen; Hosting der Kerninfrastruktur in der Region Switzerland North von Microsoft Azure; sowie regelmässige Überprüfung der Sicherheitspraktiken der Unterauftragsverarbeiter.

6. Vertraulichkeit

Tenants10 stellt sicher, dass zur Verarbeitung von Bewohnerdaten befugtes Personal einer angemessenen Vertraulichkeitsverpflichtung unterliegt.

7. Unterstützung des Kunden

Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt Tenants10 den Kunden in angemessener Weise bei der Beantwortung von Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Export) von dessen eigenen Bewohnern/Mietern sowie bei der Erfüllung allfälliger Datenschutz-Folgenabschätzungs- oder Verletzungsmeldepflichten im Zusammenhang mit Bewohnerdaten, soweit Tenants10 die erforderlichen Informationen vorliegen.

8. Meldung von Datenschutzverletzungen

Tenants10 informiert den Kunden unverzüglich, nachdem es von einer Datenschutzverletzung bezüglich der Bewohnerdaten dieses Kunden Kenntnis erlangt hat, und stellt verfügbare Informationen bereit, damit der Kunde seinen eigenen Meldepflichten nachkommen kann.

9. Rückgabe & Löschung der Daten

Bei Beendigung des Abonnements des Kunden stellt Tenants10 die Bewohnerdaten für einen angemessenen Zeitraum zum Export zur Verfügung und löscht oder anonymisiert sie anschliessend, ausser Tenants10 ist gesetzlich verpflichtet (z. B. nach Schweizer Buchführungsvorschriften), bestimmte Unterlagen länger aufzubewahren.

10. Internationale Übermittlungen

Werden Bewohnerdaten durch einen in Abschnitt 8 der Datenschutzerklärung genannten Unterauftragsverarbeiter ausserhalb der Schweiz oder des EWR übermittelt, erfolgt dies gestützt auf Standardvertragsklauseln und/oder, soweit auf diesen Anbieter anwendbar, das EU-US- bzw. Swiss-US-Datenschutzrahmenwerk.

11. Audit

Auf angemessenes schriftliches Verlangen, höchstens einmal jährlich ausser bei einem konkreten Vorfall, stellt Tenants10 dem Kunden verfügbare Informationen zur Verfügung, die die Einhaltung dieses AVV belegen, etwa eine Zusammenfassung der Sicherheitsmassnahmen oder einschlägige Zertifizierungen von Unterauftragsverarbeitern.

12. Vorrang & Kontakt

Bei Widersprüchen zwischen diesem AVV und den Nutzungsbedingungen bezüglich der Verarbeitung von Bewohnerdaten geht dieser AVV vor. Für eine unterzeichnete/ gegengezeichnete Fassung dieses AVV für Ihre Unterlagen oder Fragen zu einem bestimmten Auftragsverhältnis (z. B. einem grösseren Facility-Management-Kunden mit eigener Datenschutzstelle), kontaktieren Sie support@tenants10.com .