Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

Diese Datenschutzerklärung wird herausgegeben von der Tenants10 KlG, Grütstrasse 28, 8134 Adliswil, Schweiz (UID CHE-431.347.772) ("Tenants10", "wir", "uns"), verantwortlich für die Tenants10-Website, die Web-Applikation und die mobilen Applikationen (zusammen der "Dienst"), ausser wo in Abschnitt 3 unten anders angegeben.

Diese Erklärung orientiert sich am revidierten Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, in Kraft seit 1. September 2023). Befindet sich ein Nutzer oder Mieter im Europäischen Wirtschaftsraum, gelten zusätzlich die einschlägigen Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

2. Für wen diese Erklärung gilt

Der Dienst wird von drei Personengruppen genutzt, für die diese Erklärung gilt:

Mitarbeitende — Angestellte von Verwaltungen, Betreibern und anderen Geschäftskunden mit einem Konto auf der Plattform.
Bewohner / Mieter — Personen, die in einem über den Dienst verwalteten Gebäude wohnen oder es nutzen (über das Bewohnerportal oder die mobile App), eingeladen von einem unserer Geschäftskunden.
Besucher — Personen, die tenants10.com ohne Konto besuchen.

3. Unsere Rolle: Verantwortlicher vs. Auftragsverarbeiter

Für die eigenen Kontodaten eines Mitarbeitenden (Login, Profil, Rolle, Nutzungsverhalten) und für Besucher unserer Website ist Tenants10 der Verantwortliche.

Für Bewohner-/Mieterdaten, die von einem unserer Geschäftskunden (einer Verwaltung, einem Vermieter oder Betreiber) in die Plattform eingegeben werden — Namen, Kontaktdaten, Miet- und Zahlungsunterlagen, Unterhaltsanfragen, Nachrichten, Dokumente und Ähnliches — ist unser Geschäftskunde der Verantwortliche, und Tenants10 handelt als dessen Auftragsverarbeiter, der diese Daten nur nach dessen dokumentierten Anweisungen und gemäss einem Auftragsverarbeitungsvertrag (siehe Abschnitt 11) verarbeitet. Sind Sie Bewohner/Mieter und haben eine Frage zu Ihren Daten, wenden Sie sich bitte zuerst an die Verwaltung bzw. den Arbeitgeber, die/der Sie eingeladen hat; wir unterstützen diese bei der Beantwortung.

4. Welche Informationen wir erheben

Konto- und Identitätsdaten: Name, E-Mail, Telefonnummer, Rolle, Unternehmen, Sprachpräferenz, Profilbild.
Liegenschafts- und Mietdaten: Gebäude-, Einheiten- und Mietvertragsinformationen; Miet- und Zahlungsunterlagen; Kautionsinformationen; Unterhalts- und Arbeitsaufträge; Inspektions- und Compliance-Aufzeichnungen.
Dokumente: Verträge, Grundrisse, Rechnungen, Fotos und andere Dateien, die Sie oder Ihre Organisation hochladen und die in unserer Dokumentenablage gespeichert werden.
Kommunikation: Nachrichten über den In-App-Chat, Support-Tickets und Mitteilungen, einschliesslich deren Inhalt.
Geräte- und Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browser-/Gerätetyp, App-Version, Push-Benachrichtigungs-Token, Anmeldezeiten und allgemeine Nutzungs-/Diagnosedaten.
Zahlungsdaten: Wo Rechnungsstellung erfolgt, werden Zahlungsmitteldetails direkt von unserem Zahlungsdienstleister (Stripe) erhoben und gespeichert — Tenants10 speichert keine vollständigen Kartennummern.

5. Wie wir Ihre Informationen verwenden

Bereitstellung, Betrieb und Wartung des Dienstes, einschliesslich Bewohnerportal und mobiler Apps.
Verarbeitung von Mietzahlungen, Unterhaltsanfragen, Buchungen und Support-Anfragen.
Versand von Konto-, Gebäude- und Servicebenachrichtigungen (in der App, per E-Mail und Push).
Einsatz von KI (einschliesslich Microsoft Azure OpenAI Service), um Informationen aus hochgeladenen Dokumenten zu extrahieren und zu organisieren und um In-App-KI-Assistenten zu betreiben — siehe Abschnitt 6.
Automatische Übersetzung von Nachrichten und Mitteilungen zwischen Nutzern, die in unterschiedlichen Sprachen schreiben (über Microsoft Azure Translator).
Aufrechterhaltung der Plattformsicherheit, Missbrauchserkennung und Führung eines Prüfprotokolls der Kontoaktivität.
Erfüllung gesetzlicher Pflichten, Durchsetzung unserer Nutzungsbedingungen und Schutz der Rechte und der Sicherheit unserer Nutzer.
Verbesserung der Leistung und Zuverlässigkeit des Dienstes.

Wir verwenden keine personenbezogenen Daten für automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung und verkaufen keine personenbezogenen Daten.

6. KI-Funktionen

Bestimmte Funktionen (wie die Dokumentendatenextraktion und KI-Assistenten) senden den relevanten Dokument- oder Nachrichteninhalt zur Verarbeitung an den Microsoft Azure OpenAI Service. Dies erfolgt gemäss den Unternehmens-Datenverarbeitungsbedingungen von Microsoft, wonach über Azure OpenAI gesendete Eingaben und Ausgaben nicht zum Training der zugrunde liegenden Modelle von Microsoft oder OpenAI verwendet werden. KI-generierte Vorschläge sollten vor einer Verwendung für rechtliche, finanzielle oder sicherheitskritische Entscheidungen von einer Person überprüft werden.

7. Mit wem wir Informationen teilen

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir teilen sie nur, soweit für den Betrieb des Dienstes nötig:

Innerhalb Ihrer Organisation: Mitarbeitende sehen Bewohner-/Mieterdaten gemäss den von ihrer Organisation zugewiesenen Berechtigungen.
Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 8), die in unserem Auftrag Daten hosten, Benachrichtigungen versenden, Zahlungen verarbeiten oder KI-/Übersetzungsfunktionen bereitstellen, jeweils gestützt auf schriftliche Auftragsverarbeitungsvereinbarungen.
Behörden, sofern nach Schweizer Recht, einem gültigen Rechtsverfahren erforderlich oder zum Schutz der Rechte, des Eigentums oder der Sicherheit von Tenants10, unseren Nutzern oder der Öffentlichkeit.
Einem Rechtsnachfolger, im Falle einer Fusion, Übernahme oder eines Vermögensverkaufs, unter denselben hier beschriebenen Datenschutzverpflichtungen.

8. Auftragsverarbeiter & internationale Übermittlungen

Unsere primäre Infrastruktur (Applikationsserver, Datenbank und Dateispeicher) wird von Microsoft Azure in der Region Switzerland North gehostet, wodurch zentrale Plattformdaten in der Schweiz gespeichert werden. Einige Funktionen stützen sich auf Auftragsverarbeiter, die Daten ausserhalb der Schweiz verarbeiten können, insbesondere in den USA:

Microsoft Azure (Switzerland North, wobei einige KI-/Übersetzungsaufrufe über regionale Azure-Endpunkte geleitet werden) — Hosting, Datenbank, Dateispeicher, KI-Dokumentenextraktion, Übersetzung.
Google Firebase Cloud Messaging (USA) — Zustellung von mobilen und browserbasierten Push-Benachrichtigungen. Push-Inhalte sind bewusst generisch (nur eine Kategoriebezeichnung — z. B. "Neue Nachricht" — nie Namen, Nachrichteninhalt oder Beträge), gerade weil dieser Kanal ausserhalb unserer eigenen Infrastruktur verläuft.
Resend — Versand transaktionsbezogener E-Mails (Konto-, Benachrichtigungs- und Passwort-Zurücksetzungs-E-Mails).
Stripe — Zahlungsabwicklung für Plattform-Abonnements, soweit anwendbar.

Werden personenbezogene Daten durch einen Auftragsverarbeiter ausserhalb der Schweiz oder des EWR in ein Land ohne anerkanntes angemessenes Datenschutzniveau übermittelt, stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln des jeweiligen Anbieters und, soweit anwendbar, auf das EU-US- bzw. Swiss-US-Datenschutzrahmenwerk (Data Privacy Framework) als Rechtsgrundlage für diese Übermittlung.

9. Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren personenbezogene Daten auf, solange das zugehörige Konto bzw. die Organisation auf der Plattform aktiv ist, sowie danach für einen angemessenen Zeitraum zur Erfüllung gesetzlicher, buchhalterischer und streitbeilegungsbezogener Pflichten — in der Regel bis zu 10 Jahre für Finanz- und Vertragsunterlagen, im Einklang mit den Schweizer Aufbewahrungsvorschriften (Art. 958f OR). Wird ein Organisationskonto geschlossen, löschen oder anonymisieren wir Bewohner-/Mieterdaten innert angemessener Frist, soweit nicht eine längere Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben oder im Auftragsverarbeitungsvertrag mit dieser Organisation vereinbart ist.

10. Cookies & ähnliche Technologien

Unsere Website und Web-Applikation verwenden Cookies und ähnliche lokale Speichertechnologien für wesentliche Funktionen (Anmeldung aufrechterhalten, Präferenzen merken) sowie, sofern aktiviert, für Analysezwecke. Siehe unsere Cookie-Richtlinie für die vollständige Liste und wie Sie Ihre Wahl verwalten können.

11. Auftragsverarbeitungsvertrag (Geschäftskunden)

Sind Sie Geschäftskunde (eine Verwaltung, ein Vermieter oder Betreiber) und verarbeiten Sie personenbezogene Daten Ihrer Bewohner/Mieter über den Dienst, ist unser Auftragsverarbeitungsvertrag Bestandteil Ihres Vertrags mit uns und regelt Umfang, Zweck, Unterauftragsverarbeiter und Sicherheitsmassnahmen für diese Verarbeitung, wie nach Art. 9 DSG gefordert.

12. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Massnahmen ein, die der Sensibilität der Daten angemessen sind, einschliesslich Verschlüsselung bei der Übertragung, rollenbasierter Zugriffskontrolle, Protokollierung und regelmässiger Überprüfung der Auftragsverarbeiter Dritter. Keine Übertragungs- oder Speichermethode ist vollständig sicher, und wir können absolute Sicherheit nicht garantieren.

13. Ihre Rechte

Nach dem DSG (und, soweit anwendbar, der DSGVO) haben Sie das Recht, Auskunft über, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen und bestimmten Bearbeitungen zu widersprechen. Wurden Ihre Daten uns von Ihrer Verwaltung oder Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt (siehe Abschnitt 3), richten Sie Ihr Anliegen bitte zunächst an diese(n); wir unterstützen sie bei der Beantwortung. Sie können zudem Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, Schweiz (edoeb.admin.ch), erheben, oder, falls die DSGVO auf Sie anwendbar ist, bei Ihrer örtlichen EU-Datenschutzbehörde.

14. Kinder

Der Dienst ist für die geschäftliche Nutzung und für erwachsene Bewohner/Mieter bestimmt. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern.

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden in der App oder per E-Mail an Kontoinhaber mitgeteilt, und das Datum "Zuletzt aktualisiert" oben wird entsprechend angepasst.

16. Kontakt

Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Ausübung Ihrer Rechte richten Sie bitte an: support@tenants10.com , oder postalisch an Tenants10 KlG, Grütstrasse 28, 8134 Adliswil, Schweiz.