Informativa sulla privacy

1. Chi siamo

La presente informativa sulla privacy è emessa da Tenants10 KlG, Grütstrasse 28, 8134 Adliswil, Svizzera (UID CHE-431.347.772) ("Tenants10", "noi"), titolare del trattamento per il sito web, l'applicazione web e le applicazioni mobili Tenants10 (insieme, il "Servizio"), salvo quanto diversamente indicato alla sezione 3 di seguito.

La presente informativa è redatta in conformità alla legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD rivista, in vigore dal 1° settembre 2023). Qualora un utente o inquilino si trovi nello Spazio economico europeo, si applicano inoltre le disposizioni pertinenti del Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (GDPR).

2. A chi si applica questa informativa

Il Servizio è utilizzato da tre categorie di persone, a cui si applica questa informativa:

• Utenti aziendali — dipendenti di amministrazioni immobiliari, gestori di strutture, appaltatori e altri clienti aziendali titolari di un account sulla piattaforma.
• Occupanti / inquilini — persone che vivono in o utilizzano un edificio gestito tramite il Servizio (tramite il portale occupanti o l'applicazione mobile), invitate da uno dei nostri clienti aziendali.
• Visitatori — persone che visitano tenants10.com senza un account.

3. Il nostro ruolo: titolare vs. responsabile del trattamento

Per i dati dell'account proprio di un utente aziendale (accesso, profilo, ruolo, utilizzo della piattaforma) e per i visitatori del nostro sito web, Tenants10 è titolare del trattamento.

Per i dati degli occupanti/inquilini inseriti nella piattaforma da uno dei nostri clienti aziendali (un'amministrazione, un locatore o un gestore) — nomi, dati di contatto, dati di locazione e pagamento, richieste di manutenzione, messaggi, documenti e simili — il nostro cliente aziendale è il titolare del trattamento, e Tenants10 agisce come responsabile del trattamento, trattando tali dati solo secondo le sue istruzioni documentate e nell'ambito di un accordo sul trattamento dei dati (vedi sezione 11). Se sei un occupante/inquilino e hai una domanda sui tuoi dati, ti preghiamo di contattare prima l'amministrazione o l'organizzazione che ti ha invitato; noi la assistiamo nel rispondere alla tua richiesta.

4. Informazioni che raccogliamo

• Dati di account e identità: nome, e-mail, numero di telefono, ruolo, azienda, preferenza linguistica, foto profilo.
• Dati immobiliari e di locazione: informazioni su edificio, unità e contratto di locazione; registri di affitto e pagamento; informazioni sulla cauzione; richieste di manutenzione e ordini di lavoro; registri di ispezione e conformità.
• Documenti: contratti, planimetrie, fatture, foto e altri file che tu o la tua organizzazione caricate, archiviati nel nostro spazio di archiviazione documenti.
• Comunicazioni: messaggi inviati tramite la chat integrata, i ticket di assistenza e gli annunci, incluso il loro contenuto.
• Dati del dispositivo e di utilizzo: indirizzo IP, tipo di browser/dispositivo, versione dell'app, token di notifica push, orari di accesso e dati generali di utilizzo/diagnostica.
• Dati di pagamento: dove viene elaborata la fatturazione, i dettagli del metodo di pagamento sono raccolti e archiviati direttamente dal nostro fornitore di servizi di pagamento (Stripe) — Tenants10 non archivia i numeri completi delle carte.

5. Come utilizziamo le tue informazioni

• Fornire, gestire e mantenere il Servizio, incluso il portale occupanti e le applicazioni mobili.
• Elaborare pagamenti di affitto, richieste di manutenzione, prenotazioni e richieste di assistenza.
• Inviare notifiche relative ad account, edificio e servizio (nell'app, via e-mail e push).
• Utilizzare l'IA (incluso Microsoft Azure OpenAI Service) per estrarre e organizzare informazioni dai documenti caricati e per alimentare gli assistenti IA integrati — vedi sezione 6.
• Tradurre automaticamente messaggi e avvisi tra utenti che scrivono in lingue diverse (tramite Microsoft Azure Translator).
• Mantenere la sicurezza della piattaforma, rilevare abusi e tenere un registro di controllo dell'attività dell'account.
• Rispettare gli obblighi legali, far rispettare i nostri Termini di servizio e proteggere i diritti e la sicurezza dei nostri utenti.
• Migliorare le prestazioni e l'affidabilità del Servizio.

Non utilizziamo dati personali per decisioni automatizzate che producono effetti giuridici o similmente significativi, e non vendiamo dati personali.

6. Funzionalità IA

Alcune funzionalità (come l'estrazione dati da documenti e gli assistenti IA) inviano il contenuto rilevante del documento o del messaggio a Microsoft Azure OpenAI Service per l'elaborazione. Ciò avviene secondo i termini di trattamento dati aziendali di Microsoft, che prevedono che i prompt e gli output inviati tramite Azure OpenAI non vengano utilizzati per addestrare i modelli sottostanti di Microsoft o OpenAI. I suggerimenti generati dall'IA dovrebbero essere verificati da una persona prima di essere utilizzati per decisioni legali, finanziarie o critiche per la sicurezza.

7. Con chi condividiamo le informazioni

Non vendiamo dati personali. Li condividiamo solo quando necessario per il funzionamento del Servizio:

• All'interno della tua organizzazione: gli utenti aziendali vedono i dati degli occupanti/inquilini secondo le autorizzazioni assegnate dalla loro organizzazione.
• Responsabili del trattamento (elencati nella sezione 8) che ospitano dati, inviano notifiche, elaborano pagamenti o forniscono funzionalità di IA/traduzione per nostro conto, nell'ambito di accordi scritti sul trattamento dei dati.
• Autorità, ove richiesto dal diritto svizzero, da un valido procedimento legale, o per proteggere i diritti, la proprietà o la sicurezza di Tenants10, dei nostri utenti o del pubblico.
• Un'entità successore, in caso di fusione, acquisizione o vendita di beni, nel rispetto degli stessi impegni di protezione dei dati qui descritti.

8. Responsabili del trattamento & trasferimenti internazionali

La nostra infrastruttura principale (server applicativi, database e archiviazione file) è ospitata da Microsoft Azure nella regione Switzerland North, il che significa che i dati principali della piattaforma sono archiviati in Svizzera. Alcune funzionalità si basano su responsabili del trattamento che possono trattare dati al di fuori della Svizzera, in particolare negli Stati Uniti:

• Microsoft Azure (Switzerland North, con alcune chiamate IA/traduzione instradate tramite endpoint regionali Azure) — hosting, database, archiviazione file, estrazione IA documenti, traduzione.
• Google Firebase Cloud Messaging (Stati Uniti) — consegna delle notifiche push mobili e del browser. I contenuti push sono deliberatamente generici (solo un'etichetta di categoria — es. "Nuovo messaggio" — mai nomi, contenuto del messaggio o importi) proprio perché questo canale transita al di fuori della nostra infrastruttura.
• Resend — consegna di e-mail transazionali (account, notifiche e reimpostazione password).
• Stripe — elaborazione dei pagamenti per gli abbonamenti alla piattaforma, ove applicabile.

Qualora dati personali vengano trasferiti al di fuori della Svizzera o del SEE verso un paese privo di un livello di protezione dei dati riconosciuto come adeguato, ci basiamo sulle clausole contrattuali standard dei fornitori e, ove applicabile, sul quadro di protezione dei dati UE-USA / Svizzera-USA (Data Privacy Framework) quale garanzia giuridica per tale trasferimento.

9. Conservazione dei dati

Conserviamo i dati personali per tutto il tempo in cui l'account o l'organizzazione correlati sono attivi sul Servizio, e per un periodo ragionevole successivo per adempiere agli obblighi legali, contabili e di risoluzione delle controversie — in genere fino a 10 anni per i registri finanziari e contrattuali, in linea con i requisiti svizzeri di conservazione (art. 958f CO). Quando un'organizzazione chiude il proprio account, cancelliamo o anonimizziamo i dati personali degli occupanti/inquilini entro un periodo ragionevole, salvo obbligo legale di conservazione più lunga o diverso accordo con tale organizzazione nell'ambito dell'accordo sul trattamento dei dati.

10. Cookie e tecnologie simili

Il nostro sito web e l'applicazione web utilizzano cookie e archiviazione locale simile per funzioni essenziali (mantenimento dell'accesso, memorizzazione delle preferenze) e, ove abilitato, per finalità analitiche. Consulta la nostra Informativa sui cookie per l'elenco completo e per gestire le tue scelte.

11. Accordo sul trattamento dei dati (clienti aziendali)

Se sei un cliente aziendale (un'amministrazione, un locatore o un gestore) che tratta i dati personali dei tuoi occupanti/inquilini tramite il Servizio, il nostro Accordo sul trattamento dei dati fa parte del tuo contratto con noi e stabilisce l'ambito, lo scopo, i sub-responsabili e le misure di sicurezza applicabili a tale trattamento, come richiesto dall'art. 9 LPD.

12. Sicurezza dei dati

Utilizziamo misure tecniche e organizzative appropriate alla sensibilità dei dati, inclusa la crittografia in transito, il controllo degli accessi basato sui ruoli, la registrazione di controllo e la revisione regolare dei responsabili del trattamento terzi. Nessun metodo di trasmissione o archiviazione è completamente sicuro e non possiamo garantire una sicurezza assoluta.

13. I tuoi diritti

Ai sensi della LPD (e, ove applicabile, del GDPR), hai il diritto di richiedere l'accesso, la rettifica, la cancellazione o la limitazione del trattamento dei dati personali che deteniamo su di te, e di opporti a determinati trattamenti. Se i tuoi dati ci sono stati forniti dalla tua amministrazione o dal tuo datore di lavoro (vedi sezione 3), ti preghiamo di rivolgere la tua richiesta prima a loro; li assistiamo nel rispondere. Puoi inoltre presentare un reclamo all'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berna, Svizzera (edoeb.admin.ch), oppure, se il GDPR ti è applicabile, alla tua autorità locale di protezione dei dati dell'UE.

14. Minori

Il Servizio è destinato a un uso aziendale e a occupanti/inquilini adulti. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori.

15. Modifiche alla presente informativa

Potremmo aggiornare periodicamente la presente informativa. Le modifiche sostanziali saranno comunicate nell'app o via e-mail ai titolari di account, e la data di "ultimo aggiornamento" sopra indicata sarà aggiornata di conseguenza.

16. Contattaci

Domande su questa informativa sulla privacy, o per esercitare i tuoi diritti, contattaci all'indirizzo: support@tenants10.com , oppure per posta a Tenants10 KlG, Grütstrasse 28, 8134 Adliswil, Svizzera.